Les claus del sistema intern d’informació

23 May, 2024
–
Compliance
–
MES Advocats


La Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (d’ara endavant “La Llei 2/2023”), que transposa la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d’octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informen sobre infraccions del Dret de la Unió, estableix l’obligatorietat de creació i implementació d’un Sistema Intern d’Informació.

El Sistema Intern d’Informació és un mecanisme que les empreses han d’implementar en el si de l’organització per permetre a tercers informar sobre infraccions de l’ordenament jurídic ocorregudes en un entorn laboral o professional. La implementació del Sistema Intern d’Informació recau en l’òrgan d’administració o de govern de cada empresa.

Quines entitats estan obligades a disposar del Sistema Intern d’Informació?

L’obligació de disposar d’un Sistema Intern d’Informació varia en funció del sector al qual pertanyi cada entitat. Així, cal diferenciar entre entitats del sector públic i entitats del sector privat. En un recent article del nostre blog, s’analitzen amb detall les entitats obligades a disposar del Sistema Intern d’Informació.

Què ha d’incloure el Sistema Intern d’Informació?

L’article 5 de la Llei 2/2023 estableix les exigències mínimes que ha de recollir el Sistema Intern d’Informació:

#### 1) Disposar d’un canal intern de denúncies.

A través d’aquest canal l’informant pot denunciar les infraccions de l’ordenament jurídic ocorregudes en un context laboral o professional mencionades anteriorment.

El canal ha de permetre realitzar comunicacions escrites o verbalment (o ambdues a la vegada). Així mateix, el canal ha de permetre la possibilitat de presentar una comunicació mitjançant una reunió presencial a celebrar dins del termini màxim de 7 dies desde la sol·licitud, sempre que l’informant ho sol·liciti.

A més del canal intern, l’informant pot optar per iniciar una comunicació a través del canal extern davant les autoritats competents, si bé el primer es configura legalment com el conducte preferent. Per què és la via preferent? La resposta és molt senzilla, ja que una correcta actuació dins del si d’una empresa podria detenir les conseqüències negatives de les accions objecte d’investigació. Tanmateix, malgrat aquesta preferència, l’informant té la llibertat de triar el canal que vulgui utilitzar, ja sigui intern o extern, segons les circumstàncies i els riscos de represàlies que percebi.

#### 2) Comptar amb un Responsable del Sistema Intern d’Informació.

Aquest responsable pot ser tant una persona física com un òrgan col·legiat. Ara bé, si l’entitat es decideix per aquest últim, ha de delegar en un dels seus membres les facultats de gestió del Sistema Intern d’Informació i de tramitació d’expedients d’investigació.

En qualsevol cas, en el sector privat, com a regla general, el Responsable del Sistema Intern d’Informació ha de ser un/a directiu/va de l’empresa.

Si vols més informació sobre el Responsable del Sistema Intern d’Informació, et recomanem que llegeixis aquest altre article del nostre blog publicat fa unes setmanes.

#### 3) Comptar amb les Polítiques del Sistema Intern d’Informació.

Les polítiques del Sistema Intern d’Informació hauran d’estar publicitades en el si de l’entitat o organisme. En el supòsit que l’empresa disposi d’una pàgina web, aquestes hauran de constar a la pàgina d’inici, en una secció separada i fàcilment identificable. En termes generals, les Polítiques del Sistema Intern d’Informació han de contenir:

–> Una guia dels principis que el regeixen.

–> L’àmbit material i personal d’aplicació.

–> Establiment del canal intern de l’empresa.

–> La designació del Responsable del sistema.

–> La protecció i les mesures de suport a l’informant, entre les quals destaca, la prohibició de represàlies.

–> La protecció i garanties de les persones afectades per la comunicació.

–> El tractament i protecció de dades personals.

#### 4) Establir un procediment de gestió de les informacions rebudes.

El procediment haurà de ser aprovat per l’òrgan d’administració o de govern de l’empresa. El Responsable del Sistema Intern d’Informació serà qui respongui de la seva correcta tramitació. Conforme a l’article 9.2 de la Llei 2/2023, aquest procediment haurà de contenir, com a mínim:

–> La identificació del canal/s intern/s de l’empresa i dels canal/s extern/s.

–> Els terminis obligatoris que marca la Llei 2/2023, com, per exemple:

- - El termini màxim de 7 dies des de la recepció de la comunicació per donar-ne acús de recepció.

- - El termini màxim de 3 mesos des de l’acús de recepció de la comunicació per a la investigació interna de l’empresa. Aquest termini pot ser prorrogable altres 3 mesos en casos d’especial complexitat.

–> La previsió de la possibilitat de seguir en contacte amb l’informant i, si es considera necessari, de requerir-li informació addicional.

–> L’exigència del respecte a la presumpció d’innocència i a l’honor per a les persones involucrades en una comunicació.

–> El respecte a les normes de protecció de dades contingudes en la Llei 2/2023.

–> El reconeixement del dret de la persona afectada a ser informada de les acusacions i a ser escoltada en qualsevol moment, assegurant la comunicació en temps i forma adequats per a la investigació.

–> La garantia de la confidencialitat quan les denúncies siguin enviades per canals no oficials o a personal no autoritzat, amb l’obligació que el receptor remeti la comunicació immediatament al Responsable del Sistema Intern d’Informació.

–> L’enviament de la informació d’una comunicació al Ministeri Fiscal immediatament si els fets poden ser delictius, i a la Fiscalia Europea si afecten els interessos financers de la Unió Europea.

#### 5) Definir la gestió del canal intern de denúncies.

La gestió podrà ser interna, és a dir, portada a terme per la pròpia empresa, o externa, portada per un tercer.

És comú que la gestió del canal intern de denúncies la realitzin despatxos d’advocats -com és el cas de Mes Advocats- sent la seva funció principal la recepció de les comunicacions. També és possible assessorar jurídicament a l’empresa sobre la gestió i resolució de les comunicacions rebudes.

Quins són els requisits del Sistema Intern d’Informació?

La implementació del Sistema Intern d’Informació requereix que es compleixin els següents requisits:

Ha d’estar estructurat i gestionat de manera segura. Sent totalment imprescindible assegurar la confidencialitat de la identitat de l’informant i de qualsevol tercer mencionat en la comunicació, així com de les accions portades a terme durant la seva tramitació.

Permetre la presentació d’una comunicació anònima.

Garantir l’accés limitat de les dades personals a les persones mencionades a l’article 32.1. de la Llei 2/2023.

Ha de disposar d’un registre escrit de les comunicacions rebudes i de les investigacions portades a terme.

A MES Advocats oferim un servei integral d’implementació del Sistema Intern d’Informació, ja sigui per implementar-lo i/o auditar la seva adequació a la Llei 2/2023, o bé per assessorar l’empresa en la gestió, tramitació i resolució de les informacions rebudes. Si necessites més informació o estàs interessat en obtenir un pressupost, pots contactar amb nosaltres a través d’aquest enllaç.

###


Canal intern de denúnciesEmpresaSistema intern d'informació

---