Las claves del sistema interno de información

23 mayo, 2024
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Compliance
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MES Advocats


La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante “La Ley 2/2023”), que traspone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, establece la obligatoriedad de creación e implementación de un Sistema Interno de Información.

El Sistema Interno de Información es un mecanismo que las empresas deben implementar en el seno de la organización para permitir a terceros informar sobre infracciones del ordenamiento jurídico ocurridas en un entorno laboral o profesional. La implementación del Sistema Interno de Información recae en el órgano de administración o de gobierno de cada empresa.

¿Qué entidades están obligadas a disponer de Sistema Interno de Información?

La obligación de disponer de un Sistema Interno de Información varía en función del sector al que pertenezca cada entidad. Así, cabe diferenciar entre entidades del sector público y entidades del sector privado. En un reciente artículo de nuestro blog, se analiza con detalle las entidades obligadas a disponer del Sistema Interno de Información.

¿Qué incluye el Sistema Interno de Información?

El artículo 5 de la Ley 2/2023 establece las exigencias mínimas que debe recoger el Sistema Interno de Información:

#### 1) Disponer de un canal interno de denuncias.

A través de este canal el informante puede denunciar las infracciones del ordenamiento jurídico ocurridas en un contexto laboral o profesional mencionadas anteriormente.

El canal debe permitir realizar comunicaciones escritas o verbalmente (o ambas a la vez). Asimismo, el canal debe permitir la posibilidad de presentar una comunicación mediante una reunión presencial a celebrar dentro del plazo máximo de 7 días desde la solicitud, siempre que el informante lo solicite.

Además del canal interno, el informante puede optar por iniciar una comunicación a través del canal externo ante las autoridades competentes, si bien el primero se configura legalmente como el cauce preferente. ¿Por qué es la vía preferente? La respuesta es muy sencilla, ya que una correcta actuación dentro del seno de una empresa podría detener las consecuencias negativas de las acciones objeto de investigación. Sin embargo, a pesar de esta preferencia, el informante tiene la libertad de elegir el canal que quiera utilizar, ya sea interno o externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias que perciba.

#### 2) Contar con un Responsable del Sistema Interno de Información.

Este responsable puede ser tanto una persona física como un órgano colegiado. Ahora bien, si la entidad se decide por este último, debe delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema Interno de Información y de tramitación de expedientes de investigación.

En cualquier caso, en el sector privado, como regla general, el Responsable del Sistema Interno de Información debe ser un/a directivo/a de la empresa.

Si quieres más información sobre el Responsable del Sistema Interno de Información, te recomendamos que leas este otro artículo de nuestro blog publicado hace unas semanas.

#### 3) Contar con las Políticas del Sistema Interno de Información.

Las políticas deberán estar publicitadas en el seno de la entidad u organismo. En el supuesto de que la empresa disponga de una página web, estas deberán constar en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable. En términos generales, las Políticas del Sistema Interno de Información deben contener:

–> Una guía de los principios que lo rigen.

–> El ámbito material y personal de aplicación.

–> Establecimiento del canal interno de la empresa.

–> La designación del Responsable del sistema.

–> La protección y las medidas de apoyo al informante, entre las que destaca, la prohibición de represalias.

–> La protección y garantías de las personas afectadas por la comunicación.

–> El tratamiento y protección de datos personales.

#### 4) Establecer un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.

El procedimiento deberá ser aprobado por el órgano de administración o de gobierno de la empresa. El Responsable del Sistema Interno de Información será quien responda de su correcta tramitación. Conforme al artículo 9.2 de la Ley 2/2023, dicho procedimiento deberá contener, como mínimo:

–> La identificación del canal/es interno/s de la empresa y de los canal/es externo/s.

–> Los plazos obligatorios que marca la Ley 2/2023, como, por ejemplo:

El plazo máximo de 7 días desde la recepción de la comunicación para dar acuse de recibo de la misma.

El plazo máximo de 3 meses desde el acuse de recibo de la comunicación para la investigación interna de la empresa. Este plazo puede ser prorrogable otros 3 meses en casos de especial complejidad.

–> La previsión de la posibilidad de seguir en contacto con el informante y, si se considera necesario, de requerirle información adicional.

–> La exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor para las personas involucradas en una comunicación.

–> El respeto a las normas de protección de datos contenidas en la Ley 2/2023.

–> El reconocimiento del derecho de la persona afectada a ser informada de las acusaciones y a ser escuchada en cualquier momento, asegurando la comunicación en tiempo y forma adecuados para la investigación.

–> La garantía de la confidencialidad cuando las denuncias sean enviadas por canales no oficiales o a personal no autorizado, con la obligación de que el receptor remita la comunicación inmediatamente al Responsable del Sistema Interno de Información.

–> El envío de la información de una comunicación al Ministerio Fiscal de inmediato si los hechos pueden ser delictivos, y a la Fiscalía Europea si afectan los intereses financieros de la Unión Europea.

#### 5) Definir la gestión del canal interno de denuncias.

La gestión podrá ser interna, es decir, llevada a cabo por la propia empresa, o externa, llevada por un tercero.

Es común que la gestión del canal interno de denuncias la realicen despachos de abogados -como es el caso de Mes Advocats- siendo su función principal la recepción de las comunicaciones. También es posible asesorar jurídicamente a la empresa sobre la gestión y resolución de las comunicaciones recibidas.

¿Cuáles son los requisitos del Sistema Interno de Información?

La implementación del Sistema Interno de Información requiere que se cumplan los siguientes requisitos:

–> Debe estar estructurado y gestionado de manera segura. Siendo totalmente imprescindible asegurar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las acciones llevadas a cabo durante su tramitación.

–> Permitir la presentación de una comunicación anónima.

–> Garantizar el acceso limitado de los datos personales a las personas mencionadas en el artículo 32.1. de la Ley 2/2023.

–> Debe disponer de un registro escrito de las comunicaciones recibidas y de las investigaciones llevadas a cabo.

En MES Advocats ofrecemos un servicio integral de implementación del Sistema Interno de Información, ya sea para implementarlo y/o auditar su adecuación a la Ley 2/2023, o bien para asesorar a la empresa en la gestión, tramitación y resolución de las informaciones recibidas. Si necesitas más información o estás interesado en obtener un presupuesto, puedes contactar con nosotros a través de este enlace.

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