Què és VERIFACTU i com preparar el teu negoci

30 October, 2024
–
Comptable, Fiscal
–
Ana Sebastián


Sota la Llei Antifrau, l’Agència Tributària Espanyola (AEAT) ha introduït l’obligatorietat per a les empreses i autònoms que utilitzen programes de facturació a adaptar-los a la nova normativa.  A més, amb VERIFACTU, els registres de facturació es poden remetre a l’AEAT de forma immediata, fent-los més segurs, inalterables i verificables, impulsant la transparència fiscal i reduint l’evasió d’impostos.

Antecedents: La Llei Antifrau i l’Origen de VERIFACTU

La Llei Antifrau té com a objectiu combatre l’economia submergida i millorar la transparència evitant l’ús del “software de supressió de vendes” (denominat “software de doble ús”. Per a això, s’ estableix un marc on tots els processos de facturació han de ser accessibles i auditables. El reglament estableix que tots els empresaris i autònoms que estan obligats a emetre factures, llevat d’aquells que compleixen amb el sistema Subministrament Immediat d’Informació (SII), hauran d’adaptar-se a aquesta normativa.

Requisits dels Programes de Facturació

Es requereix que els programes de facturació garanteixin la integritat i accessibilitat dels registres, la qual cosa implica:

Obligació d’utilitzar un programari de facturació “homologat” que compleixi els requisits tècnics establerts de manera que es garanteixi la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació.

Incorporació d’un hash’ encadenat a cada factura. És a dir, cada factura genera una empremta única que la vincula amb determinats elements de les factures anteriors, de manera que una alteració en qualsevol factura altera la referida empremta.

Signatura electrònica dels registres de facturació. No serà necessari en el supòsit de tramesa de dades voluntària a l’ Agència Tributària.

Certificació dels productors i comercialitzadors del software de facturació mitjançant una declaració responsable sobre el compliment dels requisits tècnics segons els disposat pel Reglament i l’ Ordre Ministerial.

Impressió QR en factura: les factures o tiquets hauran de contenir un codi QR i un codi alfanumèric amb la informació bàsica exigida. (Tret de si es tracta de factura electrònica).

Sancions per Incompliment

L’ incompliment d’ aquesta normativa implica sancions severes, tant per als usuaris com per als fabricants i distribuïdors de software:

Multes per als usuaris: Les empreses i autònoms que no usin un programari homologat enfronten sancions de fins a 50.000 euros per exercici fiscal. Aquestes multes busquen evitar l’ús de programes no certificats i desincentivar el frau.

Sancions als desenvolupadors de software: Els proveïdors que no compleixin amb els requisits establerts poden rebre multes de fins a 150.000 euros anuals. Això fa que els fabricants tinguin una responsabilitat addicional a assegurar que el seu programari compleixi amb la llei.

Manca de certificació dels programes: La venda o distribució de programes sense els certificats requerits pot comportar multes de fins a 1.000 euros per llicència.

Opcions per complir la normativa

Hi ha dues modalitats, de caràcter optatiu, per als contribuents:

Sense Remissió (NO VERIFACTU): El software de facturació haurà de conservar obligatòriament en seu local un registre d’ esdeveniments. És el propi sistema informàtic el que haurà de vetllar per la integritat dels registres.

S’ haurà de conservar durant 4 anys i la responsabilitat serà del fabricant i de l’ usuari del programa.

El sistema també haurà de tenir capacitat de remissió ja que s’hauran de remetre els registres i el registre d’esdeveniments quan l’AEAT ho sol·liciti.

Existirà una major pressió de control per l’AEAT.

Remissió Simultània (VERIFACTU): Aquí, cada registre de facturació es transmet directament a l’ AEAT en temps real mitjançant missatges en format XML. El sistema VERIFACTU permet a l’ AEAT obtenir informació immediata sobre cada factura emesa. Això també facilita la vida al contribuent, ja que permet accés a serveis com a emplenament de pre-declaracions i la possibilitat d’accedir als llistats de factures emeses i rebudes dels seus proveïdors.

Beneficis d’Implementar VERIFACTU

Adoptar VERIFACTU no només compleix amb la normativa, sinó que també ofereix diversos avantatges competitius:

Transparència Fiscal: Aquest sistema permet als clients comprovar la validesa de cada factura, enfortint la confiança.

Assistència en la Gestió Fiscal: L’AEAT facilita l’accés a un llistat de factures emeses i rebudes, així com a un sistema de pre-declaració d’impostos.

Menys control fiscal: Amb el sistema de transmissió simultània, les actuacions de comprovació i verificacions de l’AEAT es reduiran, estalviant temps i diners per al contribuent.

Recomanacions per Adaptar-se a VERIFACTU

La implementació de VERIFACTU implica certs canvis, i per fer una transició sense problemes, aquí algunes recomanacions:

Consulta al teu proveïdor de software: Si ja fas servir un programa de facturació, consulta amb el teu proveïdor sobre la certificació i compliment de VERIFACTU. L’ homologació és un requisit ineludible, i és responsabilitat del proveïdor facilitar una declaració responsable de conformitat amb el reglament.

Avalua opcions de software: Si encara no tens un software de facturació, investiga sobre els diversos programes que ofereixen solucions per a VERIFACTU. És essencial que el software escollit compleixi amb tots els requisits.

Aprofita els serveis d’ assistència de l’AEAT: Les microempreses tindran accés a un sistema simplificat de facturació a través de l’AEAT que compleix amb VERIFACTU, facilitant el compliment de les obligacions fiscals.

Documenta els processos de facturació: Adapta i optimitza els teus processos de facturació per assegurar-te que compleixes amb la normativa i evitar sancions.

Terminis

La Llei Antifrau estableix que les empreses hauran de tenir adaptats els seus sistemes a data 1 de juliol de 2025. Per a això es donava un termini de 9 mesos als desenvolupadors i fabricants des de l’aprovació de l’Ordre Ministerial de desenvolupament tècnic que ha sigut aprovada el passat 28 d’octubre de 2024 entrant en vigor l’endemà.

Preguntes Freqüents sobre VERIFACTU

Per aclarir dubtes freqüents, aquí algunes preguntes comunes sobre VERIFACTU:

Qui està obligat a adaptar els seus sistemes de facturació? Totes les empreses i autònoms que emeten factures a Espanya estan obligats a adaptar els seus sistemes de facturació a aquests canvis, tret d’excepcions específiques com els inclosos en el SII.

Què implica el “hash encadenat” en les factures? Aquest procés crea una empremta única que enllaça cada factura amb les anteriors, impedint alteracions no autoritzades en el sistema.

Haig de tenir certificat digital? Sí. La remissió dels registres requereix de sistemes d’ identificació i autenticació. Així mateix, en el cas que no optis per VERIFACTU, els registres de facturació i d’ esdeveniment s’han de signar electrònicament.

És obligatori l’ús de signatura electrònica en totes les factures? Sí, serà obligatori en tots els registres d’alta i anul·lació excepte quan s’ha produït enviament voluntari de dades a l’AEAT (Sistemes d’emissió de factures verificables)

Què passa si el meu software de facturació no està certificat? Si fas servir un programa no homologat, podries enfrontar-te a multes significatives de fins a 50.000 euros anuals.

Com s’opta pel sistema VERIFACTU? A través del mateix sistema informàtic de facturació es podrà iniciar en qualsevol moment el seu funcionament com a VERIF\*FACTU i, una vegada iniciat, haurà de mantenir-se almenys fins al 31 de desembre d’ aquest mateix exercici.

Com es renuncia al sistema VERIFACTU? A través de la mateixa remissió de registres. Simplement serà necessari emplenar abans de final d’ any el camp previst a tal efecte i indicant l’ última data en la qual es funcionarà com a VERI\*FACTU.

Totes les factures han de contenir un codi QR? Sí. Hauran de contenir un QR de mida 30×30 i 40×40. A la seu electrònica de l’ AEAT informació addicional informativa.

A més, en el cas de factures expedides per un sistema VERIFACTU ha de contenir la frase “Factura verificable a la seu electrònica de l’AEAT” o “VERIFACTU”

Cas Pràctic: Com una Empresa es Beneficia de VERIFACTU

Per il·lustrar els beneficis de VERIFACTU, suposem el cas d’una petita empresa de serveis. En implementar un sistema de facturació compatible, aquesta empresa:

Evita controls i sancions: Amb el programari adequat, compleix amb la normativa sense preocupar-se per sancions. Si opta per la remissió dels registres de facturació es redueix el control de l’ AEAT.

Millora la seva imatge davant de clients: Els clients poden verificar les factures a l’AEAT, augmentant la seva confiança en l’empresa.

Optimitza la seva gestió fiscal: Accedeix a pre-declaracions i llistats de factures, la qual cosa facilita el control financer i la gestió interna.

Conclusió: VERIFACTU com a Inversió Estratègica

L’adaptació dels programes de facturació no és només una exigència legal, sinó una oportunitat per millorar la gestió administrativa de la teva empresa. Implementar un sistema que compleixi amb els estàndards de l’AEAT pot ajudar-te a enfortir la transparència fiscal i guanyar la confiança dels teus clients, mentre redueixes el risc d’actuacions de comprovació i inspeccions de l’AEAT així com possibles sancions.

A MES Advocats, t’ajudem per acompanyar-te en aquesta transició. El nostre equip d’experts en dret fiscal t’ofereix assessorament complet en la implementació de VERIFACTU, assegurant que els teus processos de facturació compleixin amb la normativa i millorin la teva competitivitat al mercat. Contacta’ns per adaptar el teu negoci a la nova realitat legal i protegir-lo de sancions a través d’aquest enllaç.

###


---