¿Qué es VERIFACTU y cómo preparar tu negocio?
30 octubre, 2024
–
Comptable, Fiscal
–
Ana Sebastián
Bajo la Ley Antifraude, la Agencia Tributaria Española (AEAT) ha introducido la obligatoriedad para las empresas y autónomos que utilizan programas de facturación a adaptarlos a la nueva normativa. Además, con VERIFACTU, los registros de facturación se pueden remitir a la AEAT de forma inmediata, haciéndolos más seguros, inalterables y verificables, impulsando la transparencia fiscal y reduciendo la evasión de impuestos.
Antecedentes: La Ley Antifraude y el Origen de VERIFACTU
La Ley Antifraude tiene como objetivo combatir la economía sumergida y mejorar la transparencia evitando el uso del “software de supresión de ventas” (denominado “software de doble uso”. Para ello, se establece un marco donde todos los procesos de facturación deben ser accesibles y auditables. El reglamento establece que todos los empresarios y autónomos que están obligados a emitir facturas, salvo aquellos que cumplen con el sistema Suministro Inmediato de Información (SII), tendrán que adaptarse a esta normativa.
Requisitos de los Programas de Facturación
Se requiere que los programas de facturación garanticen la integridad y accesibilidad de los registros, lo que implica:
Obligación de utilizar un software de facturación “homologado” que cumpla los requisitos técnicos establecidos de manera que se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Incorporación de un hash’ encadenado a cada factura. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella.
Firma electrónica de los registros de facturación. No será necesario en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.
Certificación de los productores y comercializadores del software de facturación mediante una declaración responsable sobre el cumplimento de los requisitos técnicos según los dispuesto por el Reglamento y la Orden Ministerial.
Impresión QR en factura: las facturas o tiquets deberán contener un código QR y un código alfanumérico con la información básica exigida. (Salvo si se trata de factura electrónica)
Sanciones por Incumplimiento
El incumplimiento de esta normativa implica sanciones severas, tanto para los usuarios como para los fabricantes y distribuidores de software:
Multas para los usuarios: Las empresas y autónomos que no usen un software homologado enfrentan sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Estas multas buscan evitar el uso de programas no certificados y desincentivar el fraude.
Sanciones a los desarrolladores de software: Los proveedores que no cumplan con los requisitos establecidos pueden recibir multas de hasta 150.000 euros anuales. Esto hace que los fabricantes tengan una responsabilidad adicional en asegurar que su software cumpla con la ley.
Falta de certificación de los programas: La venta o distribución de programas sin los certificados requeridos puede conllevar multas de hasta 1.000 euros por licencia.
Opciones para cumplir la normativa
Existen dos modalidades, de carácter optativo, para los contribuyentes:
Sin Remisión (NO VERIFACTU): El software de facturación deberá conservar obligatoriamente en sede local un registro de eventos. Es el propio sistema informático el que tendrá que velar por la integridad de los registros.
Se deberá conservar durante 4 años y la responsabilidad será del fabricante y del usuario del programa.
El sistema también tendrá que tener capacidad de remisión puesto deberán remitirse los registros y el registro de eventos cuando la AEAT lo solicite.
Existirá una mayor presión de control por la AEAT.
Remisión Simultánea (VERIFACTU): Aquí, cada registro de facturación se transmite directamente a la AEAT en tiempo real mediante mensajes en formato XML. El sistema VERIFACTU permite a la AEAT obtener información inmediata sobre cada factura emitida. Esto también facilita la vida al contribuyente, ya que permite acceso a servicios como cumplimentación de pre-declaraciones y la posibilidad de acceder a los listados de facturas emitidas y recibidas de sus proveedores.
Beneficios de Implementar VERIFACTU
Adoptar VERIFACTU no solo cumple con la normativa, sino que también ofrece varias ventajas competitivas:
Transparencia Fiscal: Este sistema permite a los clientes comprobar la validez de cada factura, fortaleciendo la confianza.
Asistencia en la Gestión Fiscal: La AEAT facilita el acceso a un listado de facturas emitidas y recibidas, así como a un sistema de pre-declaración de impuestos.
Menos control fiscal: Con el sistema de transmisión simultánea, las actuaciones de comprobación y verificaciones de la AEAT se reducirán, ahorrando tiempo y dinero para el contribuyente.
Recomendaciones para Adaptarse a VERIFACTU
La implementación de VERIFACTU implica ciertos cambios, y para hacer una transición sin problemas, aquí algunas recomendaciones:
Consulta a tu proveedor de software: Si ya usas un programa de facturación, consulta con tu proveedor sobre la certificación y cumplimiento de VERIFACTU. La homologación es un requisito ineludible, y es responsabilidad del proveedor facilitar una declaración responsable de conformidad con el reglamento.
Evalúa opciones de software: Si aún no tienes un software de facturación, investiga sobre los diversos programas que ofrecen soluciones para VERIFACTU. Es esencial que el software elegido cumpla con todos los requisitos.
Aprovecha los servicios de asistencia de la AEAT: Las microempresas tendrán acceso a un sistema simplificado de facturación a través de la AEAT que cumple con VERIFACTU, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Documenta los procesos de facturación: Adapta y optimiza tus procesos de facturación para asegurarte de que cumples con la normativa y evitar sanciones.
Para cuando
La Ley Antifraude establece que las empresas deberán tener adaptados sus sistemas a fecha 1 de julio de 2025. Para ello se daba un plazo de 9 meses a los desarrolladores y fabricantes desde la aprobación de la Orden Ministerial de desarrollo técnico que ha sido aprobada el pasado 28 de octubre de 2024 entrando en vigor al día siguiente.
Preguntas Frecuentes sobre VERIFACTU
Para aclarar dudas frecuentes, aquí algunas preguntas comunes sobre VERIFACTU:
¿Quién está obligado a adaptar sus sistemas de facturación? Todas las empresas y autónomos que emitan facturas en España están obligados a adaptar sus sistemas de facturación a estos cambios, salvo excepciones específicas como los incluidos en el SII.
¿Qué implica el «hash encadenado» en las facturas? Este proceso crea una huella única que enlaza cada factura con las anteriores, impidiendo alteraciones no autorizadas en el sistema.
¿Debo tener certificado digital? Sí. La remisión de los registros requiere de sistemas de identificación y autenticación. Así mismo, en el caso de que no optes por VERIFACTU, los registros de facturación y de evento deben firmarse electrónicamente.
¿Es obligatorio el uso de firma electrónica en todas las facturas? Sí, será obligatorio en todos los registros de alta y anulación salvo cuando se ha producido envío voluntario de datos a la AEAT (Sistemas de emisión de facturas verificables)
¿Qué ocurre si mi software de facturación no está certificado? Si usas un programa no homologado, podrías enfrentarte a multas significativas de hasta 50.000 euros anuales.
¿Cómo se opta por el sistema VERIFACTU? A través del mismo sistema informático de facturación se podrá iniciar en cualquier momento su funcionamiento como VERIF\*FACTU y, una vez iniciado, deberá mantenerse al menos hasta el 31 de diciembre de ese mismo ejercicio.
¿Cómo se renuncia al sistema VERIFACTU? A través de la misma remisión de registros. Simplemente será necesario cumplimentar antes de final de año el campo previsto a tal efecto e indicando la última fecha en la que se funcionará como VERI\*FACTU.
¿Todas las facturas deben contener un código QR? Sí. Deberán contener un QR de tamaño 30×30 y 40×40. En la sede electrónica de la AEAT información adicional informativa.
Además, en el caso de facturas expedidas por un sistema VERIFACTU debe contener la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”
Caso Práctico: Cómo una Empresa se Beneficia de VERIFACTU
Para ilustrar los beneficios de VERIFACTU, supongamos el caso de una pequeña empresa de servicios. Al implementar un sistema de facturación compatible, esta empresa:
Evita controles y sanciones: Con el software adecuado, cumple con la normativa sin preocuparse por sanciones. Si opta por la remisión de los registros de facturación se reduce el control de la AEAT.
Mejora su imagen ante clientes: Los clientes pueden verificar las facturas en la AEAT, aumentando su confianza en la empresa.
Optimiza su gestión fiscal: Accede a pre-declaraciones y listados de facturas, lo que facilita el control financiero y la gestión interna.
Conclusión: VERIFACTU como Inversión Estratégica
La adaptación de los programas de facturación no es solo una exigencia legal, sino una oportunidad para mejorar la gestión administrativa de tu empresa. Implementar un sistema que cumpla con los estándares de la AEAT puede ayudarte a fortalecer la transparencia fiscal y ganar la confianza de tus clientes, mientras reduces el riesgo de actuaciones de comprobación e inspecciones de la AEAT así como posibles sanciones.
En MES Advocats, te ayudamos para acompañarte en esta transición. Nuestro equipo de expertos en derecho fiscal te ofrece asesoramiento completo en la implementación de VERIFACTU, asegurando que tus procesos de facturación cumplan con la normativa y mejoren tu competitividad en el mercado. Contáctanos para adaptar tu negocio a la nueva realidad legal y protegerlo de sanciones a través de este enlace.
###
---
