Qui pot informar o denunciar una irregularitat en el canal de denúncies intern d’una empresa i com pot fer-ho?

17 May, 2024
–
Compliance
–
MES Advocats


En el sector privat, totes les empreses que tinguin més de 50 treballadors estan obligades a disposar d’un canal intern de denúncies en virtut de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informen sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (Llei 2/2023).

Aquest canal de denúncies permet informar de forma identificativa o anònima -a elecció de l’informant- de qualsevol acció o omissió que pugui constituir una infracció penal o administrativa greu o molt greu, o una infracció del Dret de la Unió Europea.

La Llei 2/2023 protegeix l’informant de les represàlies que pugui patir pel fet d’informar de les referides accions o omissions, llevat que informi sobre informació classificada, o sobre aquella derivada de la protecció del secret professional dels professionals de la medicina i de l’advocacia, del deure de confidencialitat de les Forces i Cossos de Seguretat, o del secret de les deliberacions judicials.

Ara bé, qui pot denunciar una irregularitat a través del canal de denúncies?

La llista, com veurem, és àmplia i inclou:

Treballadors de l’empresa;

Autònoms;

Accionistes, partícips i persones pertanyents a l’òrgan de govern de l’empresa, inclosos els membres no executius;

Qualsevol persona que treballi per o sota la supervisió i la direcció de contractistes, subcontractistes i proveïdors;

Ex-treballadors;

Voluntaris;

Practicants;

Treballadors en períodes de formació amb independència que percebin o no una remuneració; i

Candidats a llocs de treball de l’empresa si les infraccions s’han produït durant el procés de selecció o de negociació contractual.

En definitiva, qualsevol persona que es relacioni amb l’empresa en un context laboral o professional pot recórrer al canal intern de denúncies per denunciar una irregularitat.

Però com s’efectua aquesta denúncia?

La persona que informa pot triar entre interposar la denúncia en el canal intern de l’empresa, o bé fer-ho a través del canal extern de les autoritats competents, si bé el primer es configura legalment com el curs preferent.

Si s’opta pel canal intern, l’informant, prèviament a informar, ha de comprovar el procediment aprovat per l’empresa per a la gestió de les informacions rebudes.

L’empresa pot permetre exclusivament les informacions escrites, les verbals, o ambdues.

Les informacions escrites poden rebre’s a través de correu postal o mitjançant qualsevol mitjà electrònic habilitat a tal efecte, ja sigui correu electrònic o mitjançant el compliment d’un formulari allotjat a la web.

Gran part de les empreses opten per fer ús de plataformes informàtiques que ofereixen el servei del canal de denúncies i que garanteixen el compliment dels requisits de confidencialitat i protecció de dades que imposa la normativa.

Les informacions verbals, d’altra banda, s’articulen per via telefònica o bé a través del sistema de missatgeria de veu.

La Llei 2/2023 obliga a més a preveure la possibilitat d’informar a través de la convocatòria d’una reunió presencial, que s’haurà de realitzar dins dels set dies següents a la sol·licitud formal de la mateixa.

Quan es reporti de forma oral, la Llei 2/2023 exigeix documentar la comunicació, previ consentiment de l’informant, mitjançant una gravació de la conversa en format segur, durador i accessible, o bé a través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la. L’informant té el dret de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva firma la transcripció de la conversa.

I una vegada s’ha enviat o transmès la informació a l’empresa, què passa?

El procediment de gestió de les informacions rebudes ha de complir amb totes les exigències imposades per la Llei 2/2023, i ha de tramitar-se diligentment sota la supervisió del Responsable del canal de denúncies.

En primer lloc, s’ha de comunicar l’acusament de rebuda de la comunicació a l’informant en el termini de 7 dies naturals següents a la seva recepció, llevat que això pugui posar en perill la confidencialitat de la mateixa.

A més, s’ha de preveure un termini màxim per donar resposta a les actuacions d’investigació, el qual no pot ser superior a 3 mesos des de la recepció de la comunicació o, des de la interposició de la comunicació, en cas que no s’hagi acusat la rebuda. Només en casos d’especial complexitat estarà justificat d’estendre aquest termini fins a un màxim de tres mesos addicionals.

El procediment ha de preveure igualment la possibilitat de mantenir comunicacions amb l’informant de manera que, si és precís, aquest últim pugui aportar informació addicional a l’empresa.

La persona afectada per la comunicació té dret a ser informada de les accions o omissions que se li atribueixen, i a ser escoltada en qualsevol moment del procediment, havent, a més, de respectar-se el seu dret a la presumpció d’innocència i a l’honor. Tot i que pot tenir accés a l’expedient, en cap cas se li ha de revelar la identitat de l’informant.

Cal tenir en compte que, si l’informant remet la comunicació per un canal no habilitat a tal efecte, o la trasllada a personal no responsable del seu tractament, la mateixa haurà de ser remesa immediatament al Responsable del canal de denúncies perquè pugui tramitar-la amb la deguda diligència.

Tot i que la Llei 2/2023 no estableix regles addicionals sobre el procediment de gestió de les informacions rebudes, és lògic que l’empresa segueixi el següent esquema en la tramitació d’una comunicació:


Interposada la comunicació, s’acusarà la recepció de la mateixa llevat del supòsit esmentat anteriorment en el qual es posi en perill la confidencialitat de l’informant. Seguidament, es deurà valorar si la comunicació compleix o no els requisits establerts en la Llei 2/2023, de manera que s’admeti o no a tràmit.

Si no s’admet a tràmit, s’arxivaran les actuacions posant fi al procediment.

Si, en canvi, s’admet a tràmit, s’iniciarà una fase d’instrucció que inclourà totes aquelles actuacions encaminades a comprovar la versemblança dels fets relatats. En aquesta fase és aconsellable mantenir una entrevista amb la persona afectada en la qual se l’hi convidi a exposar la seva versió dels fets i aportar aquells mitjans de prova que consideri adequats i pertinents.

Finalitzat el tràmit d’instrucció, habitualment el Responsable del canal de denúncies emetrà un informe que inclogui els fets de la comunicació, les investigacions realitzades i les conclusions arribades.

Posteriorment a l’informe del Responsable del canal de denúncies, l’empresa podrà adoptar de manera raonada qualsevol de les següents decisions i comunicar-la degudament a l’informant:

1. Arxivar l’expedient;
2. Remetre’l al Ministeri Fiscal si els fets poguessin ser constitutius de delicte, o a la Fiscalia Europea, si aquests poguessin afectar als seus interessos financers;
3. Remetre’l a l’autoritat, entitat o organisme que es consideri competent per a la seva tramitació; o
4. En el seu cas, adoptar mesures disciplinàries i/o acordar l’inici d’actuacions legals i/o la iniciació de procediments judicials.

Independentment de la decisió que s’adopti per part de l’empresa, l’informant estarà protegit davant qualsevol acte constitutiu de represàlia, incloses les amenaces i les temptatives, durant els 2 anys següents a l’acabament de les investigacions.

A MES Advocats oferim un servei integral en relació amb el canal de denúncies, ja sigui per implementar-lo i/o auditar-ne la seva adequació a la Llei 2/2023, o bé per assessorar l’empresa en la gestió, tramitació i resolució de les informacions rebudes.

Si necessites més informació o estàs interessat a obtenir un pressupost, pots contactar amb nosaltres a través d’aquest enllaç.

###


Canal intern de denúncies

---