¿Quién puede informar o denunciar una irregularidad en el canal de denuncias interno de una empresa y cómo puede hacerlo?

17 mayo, 2024
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Compliance
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MES Advocats


En el sector privado, todas las empresas que tengan más de 50 trabajadores están obligadas a disponer de un canal interno de denuncias en virtud de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (Ley 2/2023).

Dicho canal de denuncias permite informar de forma identificativa o anónima –a elección del informante- de cualquier acción u omisión que pueda constituir una infracción penal o administrativa grave o muy grave, o una infracción del Derecho de la Unión Europea.

La Ley 2/2023 protege al informante de las represalias que pueda sufrir por el hecho de informar de las referidas acciones u omisiones, salvo si informa sobre información clasificada, o sobre aquella derivada de la protección del secreto profesional de los profesionales de la medicina y de la abogacía, del deber de confidencialidad de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, o del secreto de las deliberaciones judiciales.

Ahora bien, ¿quién puede denunciar una irregularidad a través del canal de denuncias?

La lista, como veremos, es amplia e incluye:

Trabajadores de la empresa;

Autónomos;

Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de gobierno de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;

Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores;

Extrabajadores;

Voluntarios;

Becarios;

Trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración; y

Candidatos a puestos de trabajo de la empresa si las infracciones se han producido durante el proceso de selección o de negociación contractual.

En definitiva, cualquier persona que se relacione con la empresa en un contexto laboral o profesional puede recurrir al canal interno de denuncias para denunciar una irregularidad.

Pero ¿cómo se efectúa dicha denuncia?

La persona que informa puede elegir entre interponer la denuncia en el canal interno de la empresa, o bien hacerlo a través del canal externo de las autoridades competentes, si bien el primero se configura legalmente como el cauce preferente.

Si se opta por el canal interno, el informante, previamente a informar, debe comprobar el procedimiento aprobado por la empresa para la gestión de las informaciones recibidas.

La empresa puede permitir exclusivamente las informaciones escritas, las verbales, o ambas.

Las informaciones escritas pueden recibirse a través de correo postal o mediante cualquier medio electrónico habilitado a tal efecto, ya sea correo electrónico o a través de la cumplimentación de un formulario alojado en la web.

Gran parte de las empresas optan por hacer uso de plataformas informáticas que ofrecen el servicio del canal de denuncias y que garantizan el cumplimiento de los requisitos de confidencialidad y protección de datos que impone la normativa.

Las informaciones verbales, por su parte, se articulan por vía telefónica o bien a través del sistema de mensajería de voz.

La Ley 2/2023 obliga además a prever la posibilidad de informar a través de la convocatoria de una reunión presencial, que deberá realizarse dentro de los siete días siguientes a la solicitud formal de la misma.

Cuando se reporte de forma oral, la Ley 2/2023 exige documentar la comunicación, previo consentimiento del informante, mediante una grabación de la conversación en formato seguro, duradero y accesible, o bien a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla. El informante tiene el derecho de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

Y una vez se ha enviado o transmitido la información a la empresa, ¿qué ocurre?

El procedimiento de gestión de las informaciones recibidas debe cumplir con todas las exigencias impuestas por la Ley 2/2023, y debe tramitarse diligentemente bajo la supervisión del Responsable del canal de denuncias.

En primer lugar, se debe acusar el recibo de la comunicación al informante en el plazo de 7 días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la misma.

Además, se debe prever un plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, el cual no puede ser superior a 3 meses desde la recepción de la comunicación o, desde la interposición de la comunicación, en caso de que no se haya acusado el recibo. Solo en casos de especial complejidad estará justificado extender dicho plazo hasta un máximo de tres meses adicionales.

El procedimiento tiene igualmente que prever la posibilidad de mantener comunicaciones con el informante de forma que, si es preciso, este último pueda aportar información adicional a la empresa.

La persona afectada por la comunicación, por su parte, tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento del procedimiento, debiendo, además, respetarse su derecho a la presunción de inocencia y al honor. Pese a que puede tener acceso al expediente, en ningún caso se le debe revelar la identidad del informante.

Cabe tener en cuenta que, si el informante remite la comunicación por un canal no habilitado a tal efecto, o la traslada a personal no responsable de su tratamiento, la misma deberá ser remitida inmediatamente al Responsable del canal de denuncias para que pueda tramitarla con la debida diligencia.

Aunque la Ley 2/2023 no establece reglas adicionales sobre el procedimiento de gestión de informaciones recibidas, lo lógico es que la empresa siga el siguiente esquema en la tramitación de una comunicación:


Interpuesta la comunicación, se acusará el recibo de la misma salvo el supuesto mencionado anteriormente en el que se ponga en peligro la confidencialidad del informante. Seguidamente, se deberá valorar si la comunicación cumple o no los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, de forma que se admita o inadmita a trámite.

Si se inadmite a trámite, se archivarán las actuaciones poniéndose fin al procedimiento.

Si, en cambio, se admite a trámite, se iniciará una fase de instrucción que incluirá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados. En esta fase es aconsejable mantener una entrevista con la persona afectada en la que se le invite a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.

Finalizado el trámite de instrucción, habitualmente el Responsable del canal de denuncias emitirá un informe que incluya los hechos de la comunicación, las investigaciones realizadas y las conclusiones alcanzadas.

Tras el informe del Responsable del canal de denuncias, la empresa podrá adoptar de forma razonada cualquiera de las siguientes decisiones y comunicársela debidamente al informante:

1. Archivar el expediente;
2. Remitirlo al Ministerio Fiscal si los hechos pudieran ser constitutivos de delito, o a la Fiscalía Europea, si estos pudieran afectar a sus intereses financieros;
3. Remitirlo a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación; o
4. En su caso, adoptar medidas disciplinarias y/o acordar el inicio de actuaciones legales y/o la incoación de procedimientos judiciales.

Con independencia de la decisión que se adopte por parte de la empresa, el informante quedará protegido frente a cualquier acto constitutivo de represalia, incluidas las amenazas y las tentativas, durante los 2 años siguientes a ultimar las investigaciones.

En MES Advocats ofrecemos un servicio integral en relación con el canal de denuncias, ya sea para implementarlo y/o auditar su adecuación a la Ley 2/2023, o bien para asesorar a la empresa en la gestión, tramitación y resolución de las informaciones recibidas.

Si necesitas más información o estás interesado en obtener un presupuesto, puedes contactar con nosotros a través de este enlace.

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Canal interno de denuncias

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