30 de maig del 2024 · MES Advocats
El paper del tercer extern en la gestió del canal de denúncies
El paper del tercer extern en la gestió del canal de denúncies
30 May, 2024
–
Compliance
–
MES Advocats
En virtut de la Llei 2/2023, les empreses i/o entitats públiques han d’haver implementat un sistema intern d’informació que incorpori un canal de denúncies, a través del qual es puguin canalitzar les comunicacions anònimes o identificatives sobre infraccions que s’hagin produït en un context laboral o professional.
Aquest canal es pot gestionar amb els mitjans propis de l’empresa i/o entitat pública, si bé la norma també permet que aquesta tasca sigui encomanada a un tercer extern (art. 6), sempre que ofereixi garanties adequades de respecte de la independència, la confidencialitat, la protecció de dades i el secret de les comunicacions.
Ara bé, en l’àmbit de l’Administració General de l’Estat, les Administracions autonòmiques i les ciutats amb Estatut d’Autonomia, així com de les Entitats que integren l’Administració Local, només es podrà acordar l’externalització de la gestió del canal de denúncies en aquells casos en què s’acrediti insuficiència de mitjans propis (art. 15).
El tercer extern és habitualment un despatx d’advocats com MES Advocats.
No s’ha de confondre la gestió externa del canal intern de denúncies amb el canal extern d’informació, atès que aquest darrer és el canal que gestiona l’Autoritat Independent de Protecció al Informant o l’organisme autonòmic corresponent, i coexisteix amb el canal intern. L’informant pot optar per recórrer a un o a l’altre, si bé el canal intern es considera la via preferent.
Quins requisits ha de complir el tercer extern per gestionar el canal de denúncies?
L’empresa i/o entitat pública ha de subscriure prèviament amb el tercer extern un acord d’encarregat de tractament de dades personals.
Quins límits existeixen en la gestió del canal de denúncies per part del tercer extern?
La gestió que dugui a terme el tercer extern no pot minvar les garanties i requisits que per a aquest sistema estableix la llei, ni tampoc pot suposar una atribució de la responsabilitat sobre el mateix en persona distinta al responsable del sistema intern d’informació.
En què consisteix la gestió del canal de denúncies per un tercer extern?
L’art. 6 de la Llei 2/2023 deixa clar que es considera gestió del sistema per un tercer extern “la recepció d’informacions”.
En la mateixa línia, l’art. 15 d’aquest text legal, referit a la gestió del canal per part d’un tercer extern per a determinades entitats del sector públic, estableix que la gestió “comprendrà únicament el procediment per a la recepció de les informacions sobre infraccions i, en tot cas, tindrà caràcter exclusivament instrumental”.
Per la seva part, l’art. 12 de la Llei 2/2023, que regula els mitjans compartits en el sector privat, es refereix a la “gestió i tramitació de les comunicacions”.
Però llavors, ¿el tercer extern ha de limitar-se únicament a rebre comunicacions en nom de l’empresa o entitat pública?
La resposta sembla ser afirmativa. Del text literal de la Llei 2/2023 es pot interpretar que és responsabilitat de l’empresa o entitat pública mantenir la confidencialitat, donar resposta al denunciant i tractar la infracció denunciada en la comunicació fins a la finalització del procés.
Poden dues o més empreses disposar d’un mateix tercer extern per gestionar el seu canal de denúncies?
En el sector privat, i sempre que es respectin les garanties previstes en la Llei 2/2023, aquelles empreses que tinguin entre 50 i 249 treballadors poden optar per compartir el sistema intern d’informació i els recursos destinats a la gestió i tramitació de les comunicacions, incloent-hi el tercer extern (art. 12).
Quins beneficis reporta encarregar a un tercer la gestió del canal de denúncies?
Que un tercer extern, habitualment un despatx d’advocats independent, gestioni un canal de denúncies d’una empresa i/o entitat pública ofereix als denunciants una garantia reforçada de respecte als principis de confidencialitat i independència, la qual cosa amb tota probabilitat evitarà que el denunciant acudeixi a altres vies per denunciar, com pot ser el canal extern o els mitjans de comunicació.
A més, l’empresa i/o entitat pública estalviarà costos de gestió, atès que el tercer extern serà l’encarregat d’efectuar un primer filtre sobre la comunicació rebuda, de manera que només s’iniciï la seva tramitació en cas de complir amb tots els requisits que estableix la Llei 2/2023.
El tercer extern pot incórrer en alguna infracció en el marc de la seva gestió?
El règim sancionador previst en la Llei 2/2023 no tipifica infraccions concretes dirigides al tercer extern, si bé és evident que aquest pot incórrer en moltes de les previstes legalment en assumir la gestió externa del canal.
Així, per exemple, el tercer extern pot vulnerar les garanties de confidencialitat i anonimat previstes en la llei i/o realitzar qualsevol acció o omissió tendent a revelar la identitat de l’informant quan aquest hagi optat per l’anonimat, encara que no es produeixi la revelació efectiva d’aquesta.
En tal cas, el tercer extern estaria cometent una infracció molt greu, que podria ser sancionada amb multes d’entre 30.001 i 300.000 euros si és persona física, i d’entre 600.001 i 1.000.000 d’euros si es tracta de persona jurídica.
Addicionalment, l’Autoritat Independent de Protecció al Informant, encarregada de l’exercici de la potestat sancionadora, podria acordar l’advertiment públic, la prohibició d’obtenir subvencions o altres beneficis fiscals durant un termini màxim de 4 anys i la prohibició de contractar amb el sector públic durant un termini màxim de 3 anys.
Cal tenir en compte que quan s’imposin sancions a persones jurídiques per infraccions molt greus que siguin iguals o superiors a 600.001 euros, aquestes seran publicades al BOE una vegada sigui ferma la resolució en via administrativa, incloent-hi informació sobre la naturalesa de la infracció i, si s’escau, la identitat de les persones responsables d’aquesta.
El tercer extern també podria incomplir l’obligació d’adoptar les mesures per garantir la confidencialitat i el secret de les informacions, cas en el qual estaria cometent una infracció greu que podria ser sancionada amb multes d’entre 10.001 fins a 300.000 euros si és persona física, i d’entre 100.001 i 600.000 euros si es tracta de persona jurídica.
En tot cas, qualsevol incompliment de les obligacions previstes en la Llei 2/2023 que no estigui tipificat com a infracció molt greu o greu es considerarà infracció lleu, cas en el qual el tercer extern podria ser sancionat amb multes de 1.001 fins a 10.000 euros si és persona física, i de fins a 100.000 euros si es tracta de persona jurídica.
A MES Advocats oferim un servei integral en relació amb el canal de denúncies, ja sigui per implementar-lo, per auditar la seva adequació a la Llei 2/2023, o bé per gestionar el canal com a tercer extern. Així mateix, oferim assessorament a l’empresa i/o entitat pública en la tramitació i resolució de les informacions rebudes.
Si necessites més informació o estàs interessat a obtenir un pressupost, pots contactar amb nosaltres a través d’aquest enllaç.
###
---