30 de mayo de 2024 · MES Advocats
El papel del tercero externo en la gestión del canal de denuncias
El papel del tercero externo en la gestión del canal de denuncias
30 mayo, 2024
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Compliance
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MES Advocats
En virtud de la Ley 2/2023, las empresas y/o entidades públicas deben haber implementado un sistema interno de información que incorpore un canal de denuncias, a través del cual se puedan canalizar las comunicaciones anónimas o identificativas sobre infracciones que se hayan producido en un contexto laboral o profesional.
Dicho canal puede gestionarse con los medios propios de la empresa y/o entidad pública, si bien la norma también permite que esta tarea sea encomendada a un tercero externo (art. 6), siempre que ofrezca garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.
Ahora bien, en el ámbito de la Administración General del Estado, las Administraciones autonómicas y las ciudades con Estatuto de Autonomía, así como de las Entidades que integran la Administración Local, solo podrá acordarse la externalización de la gestión del canal de denuncias en aquellos casos en que se acredite insuficiencia de medios propios (art. 15).
El tercero externo es habitualmente un despacho de abogados como MES Advocats.
No debe confundirse la gestión externa del canal interno de denuncias con el canal externo de información, dado que este último es el canal que gestiona la Autoridad Independiente de Protección al Informante o el organismo autonómico correspondiente, y coexiste con el canal interno. El informante puede optar por recurrir a uno u otro, si bien el canal interno se considera el cauce preferente.
¿Qué requisitos debe cumplir el tercero externo para gestionar el canal de denuncias?
La empresa y/o entidad pública debe suscribir previamente con el tercero externo un acuerdo de encargado de tratamiento de datos personales.
¿Qué límites existen en la gestión del canal de denuncias por parte del tercero externo?
La gestión que lleve a cabo el tercero externo no puede menoscabar las garantías y requisitos que para dicho sistema establece la ley, ni tampoco puede suponer una atribución de la responsabilidad sobre el mismo en persona distinta al responsable del sistema interno de información.
¿En qué consiste la gestión del canal de denuncias por un tercero externo?
El art. 6 de la Ley 2/2023 deja claro que se considera gestión del sistema por un tercero externo “la recepción de informaciones”.
En la misma línea, el art. 15 de dicho texto legal, referido a la gestión del canal por parte de un tercero externo para determinadas entidades del sector público, establece que la gestión “comprenderá únicamente el procedimiento para la recepción de las informaciones sobre infracciones y, en todo caso, tendrá carácter exclusivamente instrumental”.
Por su parte, el art. 12 de la Ley 2/2023, que regula los medios compartidos en el sector privado, se refiere a la “gestión y tramitación de las comunicaciones”.
Pero entonces, ¿el tercero externo debe únicamente limitarse a recibir comunicaciones en nombre de la empresa o entidad pública?
La respuesta parece ser afirmativa. Del texto literal de la Ley 2/2023 puede interpretarse que es responsabilidad de la empresa o entidad pública mantener la confidencialidad, dar respuesta al denunciante y tratar la infracción denunciada en la comunicación hasta la finalización del proceso.
¿Pueden dos o más empresas disponer de un mismo tercero externo para gestionar su canal de denuncias?
En el sector privado, y siempre que se respeten las garantías previstas en la Ley 2/2023, aquellas empresas que tengan entre 50 y 249 trabajadores pueden optar por compartir el sistema interno de información y los recursos destinados a la gestión y tramitación de las comunicaciones, incluyendo el tercero externo (art. 12).
¿Qué beneficios reporta encargar a un tercero la gestión del canal de denuncias?
Que un tercero externo, habitualmente un despacho de abogados independiente, gestione un canal de denuncias de una empresa y/o entidad pública ofrece a los denunciantes una garantía reforzada del respeto a los principios de confidencialidad e independencia, lo que con toda probabilidad evitará que el denunciante acuda a otras vías para denunciar, como puede ser el canal externo o los medios de comunicación.
Además, la empresa y/o entidad pública ahorrará costes de gestión, dado que el tercero externo será el encargado de efectuar un primer filtro sobre la comunicación recibida, de forma que solo se inicie su tramitación en caso de cumplir con todos los requisitos que establece la Ley 2/2023.
¿El tercero externo puede incurrir en alguna infracción en el marco de su gestión?
El régimen sancionador previsto en la Ley 2/2023 no tipifica infracciones concretas dirigidas al tercero externo, si bien es evidente que este puede incurrir en muchas de las previstas legalmente al asumir la gestión externa del canal.
Así, por ejemplo, el tercero externo puede vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato previstas en la ley y/o realizar cualquier acción u omisión tendente a revelar la identidad del informante cuando este haya optado por el anonimato, aunque no se llegue a producir la efectiva revelación de la misma.
En tal caso, el tercero externo estaría cometiendo una infracción muy grave, que podría ser sancionada con multas de entre 30.001 y 300.000 euros si es persona física, y de entre 600.001 y 1.000.000 de euros si se trata de persona jurídica.
Adicionalmente, la Autoridad Independiente de Protección al Informante, encargada del ejercicio de la potestad sancionadora, podría acordar la amonestación pública, la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de 4 años y la prohibición de contratar con el sector público durante un plazo máximo de 3 años.
Téngase en cuenta que cuando se impongan sanciones a personas jurídicas por infracciones muy graves que sean iguales o superiores a 600.001 euros, estas serán publicadas en el BOE una vez sea firme la resolución en vía administrativa, incluyéndose información sobre la naturaleza de la infracción y, en su caso, la identidad de las personas responsables de las mismas.
El tercero externo también podría incumplir la obligación de adoptar las medidas para garantizar la confidencialidad y el secreto de las informaciones, en cuyo caso estaría cometiendo una infracción grave que podría ser sancionada con multas de entre 10.001 hasta 300.000 euros si es persona física, y de entre 100.001 y 600.000 euros si se trata persona jurídica.
En todo caso, cualquier incumplimiento de las obligaciones previstas en la Ley 2/2023 que no esté tipificado como infracción muy grave o grave se considerará infracción leve, en cuyo caso el tercero externo podría ser sancionado de 1.001 hasta 10.000 euros si es persona física, y de hasta 100.000 euros si se trata de persona jurídica.
En MES Advocats ofrecemos un servicio integral en relación con el canal de denuncias, ya sea para implementarlo, para auditar su adecuación a la Ley 2/2023, o bien para gestionar el canal como tercero externo. Asimismo, ofrecemos asesoramiento a la empresa y/o entidad pública en la tramitación y resolución de las informaciones recibidas.
Si necesitas más información o estás interesado en obtener un presupuesto, puedes contactar con nosotros a través de este enlace.
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