19 de junio de 2024 · Pablo del Estal
El cierre de la hoja registral en el registro mercantil: ¿cómo solucionarlo?
El cierre de la hoja registral en el registro mercantil: ¿cómo solucionarlo?
19 junio, 2024
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Inmobiliario
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Pablo del Estal
¿Qué es?
El cierre de hoja registral es un concepto que no es muy familiar fuera del ámbito jurídico, si bien puede afectar considerablemente la operatividad de una empresa, ya que conlleva consecuencias muy significativas.
Es una sanción impuesta a la empresa y se inicia cuando esta no cumple con ciertas obligaciones legales. En esencia, consiste en impedir la inscripción de actos de la empresa en el Registro Mercantil correspondiente, lo que supone que la empresa pierde vigencia y credibilidad ante terceros y, además, que durante ese tiempo sea considerada una sociedad irregular.
¿Han cerrado la hoja registral a tu empresa?
Estate tranquilo y sigue leyendo, que más adelante te contamos cómo solucionar el problema.
Pero antes: ¿qué tipos de cierre hay?
El cierre de la hoja registral puede ser:
–> Total: no se podrá inscribir ningún acto en el Registro Mercantil.
–> Parcial: se permitirá inscribir algunos actos en el Registro Mercantil, como, por ejemplo, el nombramiento de liquidadores si la empresa se encuentra en situación de liquidación, o el cese de los administradores de la sociedad.
Causas
El cierre de la hoja registral se produce en los siguientes casos y situaciones específicas:
1) Baja en el Índice de Entidades Jurídicas de la AEAT
Si tu empresa no presenta la declaración del Impuesto de Sociedades durante tres años consecutivos, la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) lo notificará al Registro Mercantil y este procederá al cierre de la hoja registral.
Es un cierre temporal, y en tal caso, de conformidad con el art. 96 del Reglamento del Registro Mercantil, “sólo podrán extenderse los asientos ordenados por la autoridad judicial o aquellos que hayan de contener los actos que sean presupuesto necesario para la reapertura de la hoja, así como los relativos al depósito de las cuentas anuales”.
Es decir, fuera de los supuestos anteriormente mencionados, no se podrá inscribir ningún acto de la empresa en el Registro Mercantil.
2) Falta de depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil
Se trata de una de las causas más típicas, ya que todas las empresas están obligadas a presentar sus cuentas anuales relativas al cierre del ejercicio social del año anterior para verificar su estado contable y su situación patrimonial. Esta obligación debe aprobarse por la Junta General de la empresa dentro de los seis primeros meses desde el fin del ejercicio anterior.
Después, una vez aprobadas por la Junta General, normalmente son los administradores de las empresas quienes, dentro del mes siguiente a su aprobación, deberán presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil o, en caso contrario, este procederá al cierre de su hoja registral (art. 365.1 del Reglamento del Registro Mercantil). A modo de ejemplo:
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¿Cuándo se produce el cierre de la hoja registral?
La respuesta nos la proporciona el art. 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil al establecer que “Transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito”. Continuando el ejemplo anterior:
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Sin embargo, es importante poner de manifiesto la excepción contemplada en el art. 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil que establece que no se procederá el cierre de la hoja registral: “Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general”. Todo ello, siempre que se cumplan los requisitos previstos en dicho artículo (“cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales”).
Consecuencias del cierre de la hoja registral
Las consecuencias del cierre de la hoja registral son relevantes para la empresa, ya que afecta al desarrollo normal de la misma. Así, por ejemplo:
–> Se tendrá la consideración de sociedad irregular mientras dure esta situación.
–> El hecho de no poder inscribir nuevos actos en el Registro Mercantil podría repercutir negativamente en negociaciones de contratos comerciales y transacciones crediticias.
–> Además, se podrían recibir multas por parte del Instituto Nacional de Contabilidad y Auditoría de Cuentas por importes que pueden oscilar entre 1.200 y 300.000 euros. El intervalo dependerá del volumen de facturación de la empresa (art. 283.1 de la Ley de Sociedades de Capital).
Apertura de la hoja registral
a) Si la causa del cierre de la hoja registral se debe a la baja del Índice de Entidades Jurídicas de la AEAT, para poder reabrir la hoja registral se deberá:
–> Presentar las declaraciones pendientes del Impuesto de Sociedades.
–> Pagar las deudas existentes con la AEAT (si las hubiera).
–> Solicitar a la AEAT la reactivación de tu empresa en el índice de Entidades Jurídicas.
b) Si la causa del cierre de la hoja registral se debe a la falta de depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, para poder reabrir la hoja habría que presentar las cuentas anuales de los tres años inmediatamente anteriores al ejercicio que se quiere presentar. A continuación, otro ejemplo:
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Cuando el cierre de la hoja en el Registro Mercantil ocurra por ambas causas, en primer lugar, se deberá obtener el alta en el índice de Entidades Jurídicas de la AEAT y, en segundo lugar, se deberá proceder al depósito de las cuentas anuales.
Conclusiones
El cierre de la hoja registral es crucial para cualquier empresa, ya que no solo impacta en su funcionamiento sino también en su reputación, siendo esencial contar con la ayuda de profesionales en estas circunstancias.
En MES Advocats ofrecemos asesoramiento integral y acompañamiento a todo tipo de empresas ante cualquier problemática. Si necesitas más información o estás interesado en obtener un presupuesto, puedes contactar con nuestra área de derecho mercantil en este enlace.
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